A Diretoria da Faculdade de Ciências Médicas (FCM) da Unicamp e a Comissão Setorial de Arquivo do Centro de Memória e Arquivo da faculdade, com o apoio do Arquivo Central do Sistema de Arquivo (Siarq) e Agência de Formação Profissional (AFPU) da Unicamp promovem nesta quinta-feira (2) o workshop intitulado “Documentos digitais no cotidiano administrativo da Faculdade de Ciências Médicas – Unicamp”.

O workshop dá continuidade ao processo de gestão documental iniciado em 2006 na FCM. O foco são as ferramentas disponíveis dentro da instituição que podem ajudar na criação de documentos digitais. Na parte da manhã, acontecem palestras no Salão Nobre. À tarde, todos os funcionários inscritos no workshop passam por um treinamento prático no setor de informática da FCM.

“O objetivo é fazer as pessoas conhecerem e testarem as ferramentas existentes e pensar os meandros da criação de documentos de forma a auxiliar a montagem de arquivos”, explicou Emilton Barbosa Oliveira, presidente da Comissão Setorial de Arquivos da FCM.

De acordo com Cristina Dias Barbieri, assistente do programa educativo do Siarq da Unicamp, gerenciar documentos tem dois objetivos principais: organizar os documentos para rápida consulta a fim de permitir tomadas de decisões administrativas, acadêmicas e assistenciais e identificar o tempo administrativo legal para a guarda e eliminação responsável dos documentos para a preservação da memória da instituição.

“A autenticidade, a confiabilidade e o acesso por longo período devem ser garantidos ao organizar os documentos digitais. As tecnologias de informática ficam obsoletas, o ambiente virtual é mais frágil e o esforço para a solução desses problemas deve ser compartilhado”, sugeriu Cristina.

O compartilhamento de experiências de sucesso também é reforçado por Gláucia Lorenzetti, diretora da AFPU. A FCM e o Siarq são parceiros há alguns anos da AFPU. “Devido à demanda da FCM, surgiu o curso de gestão de documentos arquivísticos. Em outubro, iniciaremos a terceira turma. Vamos pedir à FCM para relatar sua experiência”, disse Gláucia.

O diretor da FCM Mario José Abdalla Saad disse que Universidade é uma coisa recente num país jovem como o Brasil. A FCM, por exemplo, completa 50 anos, diferente de instituições de ensino da Europa e Estados Unidos que são seculares e tem tradição histórica.

“Precisamos ter arquivos bem feitos para preservar a memória da instituição. Há documentos que hoje não temos noção de sua importância ao longo do tempo. Portanto, é melhor termos um arquivo muito bem organizado que servirá de modelo para outras instituições do País”, disse Saad.

Texto: Edimilson Montalti - ARP-FCM/Unicamp

Fotos: Mário Moreira - CADCC-FCM/Unicamp