Tendo em vista a reposição gradual das aposentadorias que deverão ocorrer até 2017, a Diretoria da Faculdade de Ciências Médicas (FCM) da Unicamp iniciou no mês de abril, uma revisão dos processos administrativos com o objetivo de otimizar os trabalhos em consonância com os recursos humanos disponíveis.
Neste sentido, uma Comissão foi instituída junto ao Conselho Interdepartamental (CID), composta por docentes e funcionários, para analisar o cenário e propor melhorias. Desde o dia 2 de abril, reuniões têm sido realizadas semanalmente com representantes de diversas áreas administrativas para a coleta de dados e sugestões de mudanças. Em junho, a Comissão deverá apresentar um relatório final ao CID que deverá deliberar sobre as readequações propostas.
Considerando que as Secretarias dos Departamentos contam com uma equipe restrita o Conselho Interdepartamental da Faculdade de Ciências Médicas da Unicamp (CID) deliberou por priorizar o mapeamento das atividades administrativas destas áreas, a fim de atender as demandas e minimizar a sobrecarga de trabalho que atinge, atualmente as secretarias dos 16 departamentos. A readequação das atividades administrativas ocorrerá por meio da centralização ou informatização de ações e serviços. É importante destacar que na discussão não está previsto o remanejamento de funcionários.
A primeira ação da mencionada Comissão foi ouvir as secretarias dos departamentos sobre as principais demandas e atividades cotidianas do setor. Do encontro realizado em 9 de abril, surgiram sugestões de centralização para as áreas de compras e de gestão web, e de informatização para os processos de concessão de licença-prêmio e férias. Ainda, foram sugeridas readequações e melhorias para dinamizar as atividades pertinentes à solicitação de transportes, digitalização de documentos, defesa de teses, dentre outros.
Visando a participação de todos os envolvidos e diante das sugestões de melhorias levantadas pelas secretárias e secretários dos departamentos, novas reuniões foram realizadas. Desta vez, a ação consistiu em ouvir os responsáveis das áreas administrativas, dentre as quais, a de Compras, Transportes e Informática, para verificar de que maneira as informações levantadas inserem-se no contexto atual e geral dos processos administrativos realizados.
Para os próximos encontros as áreas ouvidas irão apresentar relatórios e sugestões de melhorias, que atendam o objetivo de dinamizar a atividade rotineira dos departamentos. Dentre os relatórios esperados, por exemplo, está o de revisão do Formulário de Solicitação de Transportes, que deverá propor melhorias no documento para torná-lo mais prático. A Comissão destaca que o objetivo é melhorar o dia a dia de trabalho das pessoas, revendo periodicamente os procedimentos administrativos adotados, a fim de melhorar o fluxo de serviços e de comunicação.
Integram a Comissão, os chefes de departamento, Ibsen Coimbra (Clínica Médica), Edison Bueno (Saúde Coletiva) e Célia Garlipp (Patologia Clínica), e as funcionárias Cleusa Filipini (Assessora da Diretoria), Celeni Gaál (Representante da Administração), Cirlene Aparecida Venturini (Psicóloga Organizacional /DGRH), Marisa Olivatto (Representante da Administração), Nilvana Gomes (Representante da Administração), Elisângela Sena (Representante das Graduações), Márcia Sabino (Representante da Pós-graduação) e Marina Campos (Representante das Secretarias dos Departamentos).